Cách ký hợp đồng điện tử bằng Token nhanh chóng, bảo mật và hợp pháp

22/08/2025

Cách ký hợp đồng điện tử bằng Token giúp doanh nghiệp ký kết online an toàn, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính pháp lý. Tìm hiểu hướng dẫn chi tiết tại đây.

Trong thời đại chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hợp đồng điện tử để tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian ký kết và tăng cường tính bảo mật. Cách ký hợp đồng điện tử bằng Token được xem là giải pháp an toàn, hợp pháp và tiện lợi cho cả cá nhân lẫn tổ chức.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng USB Token để ký hợp đồng điện tử đúng chuẩn pháp luật.

Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là thỏa thuận được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy truyền thống theo Luật Giao dịch điện tử 2005.

Khi ký bằng chữ ký số Token, hợp đồng điện tử được đảm bảo:

Tính toàn vẹn dữ liệu.
Tính xác thực của người ký.
Giá trị pháp lý ràng buộc như chữ ký tay.

Lợi ích khi ký hợp đồng điện tử bằng Token

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Không cần in ấn, chuyển phát hợp đồng, chỉ với vài thao tác ký số trên Token, hai bên có thể hoàn tất ký kết trong vài phút.

Bảo mật cao

Token được mã hóa nhiều lớp, giúp xác minh danh tính người ký và tránh giả mạo.

Giá trị pháp lý

Theo quy định pháp luật Việt Nam, chữ ký số Token có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp.

Dễ dàng lưu trữ và tra cứu

Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên hệ thống, dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần.

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng Token

Để ký hợp đồng điện tử, người dùng cần chuẩn bị:

USB Token đã đăng ký chữ ký số hợp pháp.
Máy tính có cài đặt phần mềm ký số.
File hợp đồng điện tử cần ký (định dạng PDF, Word hoặc qua hệ thống hợp đồng online).

Bước 1: Cắm Token vào máy tính

Kết nối USB Token với cổng USB trên máy tính để kích hoạt chữ ký số.

Bước 2: Mở phần mềm ký số

Mở phần mềm hỗ trợ ký điện tử (ví dụ: MobiCA, VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA…) hoặc truy cập trực tiếp hệ thống hợp đồng điện tử của doanh nghiệp.

Bước 3: Tải hợp đồng cần ký

Chọn file hợp đồng điện tử hoặc hợp đồng trên nền tảng quản lý của doanh nghiệp.

Bước 4: Thực hiện ký số bằng Token

Chọn vị trí ký trên hợp đồng.
Nhập mã PIN Token để xác thực.
Xác nhận ký và lưu lại hợp đồng đã ký.

Bước 5: Chia sẻ hợp đồng đã ký

Sau khi hoàn tất, hợp đồng sẽ có chữ ký số Token hiển thị rõ ràng. Người ký có thể gửi qua email, hoặc lưu trữ trên hệ thống quản lý hợp đồng.

Một số lưu ý khi ký hợp đồng điện tử bằng Token

Chữ ký số Token phải còn hạn sử dụng và được cấp bởi tổ chức chứng thực số uy tín.
Hợp đồng điện tử cần có nội dung rõ ràng, minh bạch để tránh tranh chấp.
Nên sử dụng hệ thống hợp đồng điện tử có tính năng xác thực, lưu trữ và bảo mật.

Câu hỏi thường gặp về cách ký hợp đồng điện tử bằng Token

Hợp đồng điện tử ký bằng Token có giá trị pháp lý không?

Có. Theo Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số Token được công nhận có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu doanh nghiệp.

Token dùng để ký hợp đồng điện tử là gì?

Token là thiết bị USB chứa chứng thư số do tổ chức chứng thực chữ ký số cấp. Đây là công cụ xác thực danh tính và đảm bảo an toàn cho việc ký kết hợp đồng điện tử.

Có thể ký hợp đồng điện tử bằng Token trên điện thoại không?

Thông thường, Token cần kết nối qua máy tính để ký. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp đã hỗ trợ ký số từ xa hoặc ký trên thiết bị di động bằng phương thức OTP, SmartCA thay cho Token vật lý.

Hợp đồng điện tử sau khi ký có thể sửa được không?

Không. Khi hợp đồng đã ký bằng Token, dữ liệu sẽ được mã hóa. Nếu chỉnh sửa, chữ ký số sẽ mất hiệu lực và không còn giá trị pháp lý.

Ai nên sử dụng chữ ký số Token để ký hợp đồng điện tử?

Doanh nghiệp ký kết hợp đồng mua bán, dịch vụ, hợp tác.
Cá nhân ký hợp đồng lao động, hợp đồng cộng tác với doanh nghiệp.
Các tổ chức, đối tác thường xuyên ký kết từ xa, cần tiết kiệm thời gian và chi phí.

Kết luận

Việc áp dụng cách ký hợp đồng điện tử bằng Token mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ tiết kiệm chi phí, thời gian đến nâng cao tính pháp lý và bảo mật. Đây là bước đi cần thiết trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp làm việc linh hoạt và hiện đại hơn.